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[003]Notfall-Management & IT

48-Stunden-Rettungseinsatz: Kanzlei-Betrieb gesichert.

Kunde: Rechtsanwalt Thorsten Ruppel
Branche: Notfall-Management & IT
Dauer: 2 Tage Einsatz
Standort: Gießen

Rechtsanwalt Thorsten Ruppel — Projekt-Visual

Live · Rechtsanwalt Thorsten Ruppel

48 h

von Stillstand zu Betrieb

Die Kanzlei stand still. Sekretariat ausgefallen, Akten verteilt, Mandate ohne klare Zuständigkeit. Unser Auftrag: Betrieb in 48 Stunden wieder aufnehmen — ohne Mandanten zu vertrösten. Was als Notfall-Einsatz begann, wurde der Startschuss für eine komplett neue Ablage-Architektur.

[001]Problem

Ausgangslage

Personalausfall im Sekretariat, kein Wissenstransfer
Akten teils Papier, teils auf einem alten DMS, teils in Outlook-Ordnern
Termine und Fristen waren nicht zentral einsehbar
Mandanten-Anrufe konnten nicht zugeordnet werden

[002]Lösung

Was wir gebaut haben

Sofort-Triagierung der offenen Vorgänge in einer zentralen Tabelle
Migration der digitalen Akten in ein einheitliches DMS
Fristenkalender als verbindliche Quelle, automatische Erinnerungen
Telefon-Backup über VoIP-Weiterleitung, Anrufer-Tagging
90-Tage-Übergabe an die neue Sekretariats-Kraft mit Lauf-Dokumentation

[003]Ergebnis

Zahlen, nicht Adjektive.

48 h

Wiederaufnahme Betrieb.

verlorene Mandate.

−41 %

Bearbeitungszeit pro Mandat.

[004]Stack

Womit wir das gebaut haben.

Microsoft 365
Outlook
DMS
VoIP
Notion

„RHXT. hat in 48 Stunden gerettet, was wir uns selbst nicht mehr zugetraut haben. Wir haben heute eine Quelle, eine Ablage, und das Telefon klingelt nicht mehr wegen verlorener Akten.“

Thorsten Ruppel

Rechtsanwalt · Bender & Ruppel

Auch so ein Ergebnis?